O que são KPI’s? Os indicadores-chave de desempenho ou em inglês, Key Performance Indicators, são usados para mensurar a performance de um processo de negócio e avaliar se ele está dentro dos padrões desejados e cumpridos os objetivos e metas.
Fazer uma boa gestão de KPI’s consiste em uma definição desses indicadores-chave de performance, no seu acompanhamento, na tomada de decisões e ações corretivas, se necessário, e também na implantação de uma cultura de melhoria contínua dos processos monitorados.
Neste artigo queremos lhe mostrar 6 passos que irão ajudar a fazer uma boa gestão de KPI’s em qualquer empresa, confira:
Como fazer uma boa gestão de KPI’s
1) Tenha um planejamento estratégico
Em qualquer negócio é preciso definir um planejamento estratégico para direcionar a ação dos seus colaboradores e definir como a cadeia de processos irá agregar valor aos produtos e serviços que oferece ao mercado.
Com a gestão de KPI’s será preciso entender plenamente esses objetivos estratégicos para poder traduzi-los em metas que estejam alinhadas a eles.
2) Defina as metas do seu negócio
Com um planejamento estratégico bem definido é preciso definir metas realistas, específicas, mensuráveis, relevantes para o negócio e com um tempo para serem atingidas, as famosas metas SMART.
E será a partir dessas metas que os KPI’s serão escolhidos.
3) Trace os KPI’s
A função dos KPI’s é mensurar se as metas estão sendo atingidas e se a empresa está indo para o caminho certo. Por isso, esses indicadores de desempenho devem seguir alguns padrões:
- Ter regras claras e padronizadas,
- Não serem complexos e difíceis de calcular ou medir,
- Serem relevantes para o negócio
- É preciso indicar quem é a pessoa ou departamento responsável pelo desempenho daquele KPI,
- Não ter um número excessivo de KPI’s, o ideal é ter no máximo 5 para cada processo.
- Eles devem ajudar a prever os resultados futuros em função do que já foi atingido até agora,
- Não utilize KPI’s financeiros, eles não ajudam a avaliar o desempenho do processo.
4) Faça um acompanhamento da performance
Não basta apenas definir os KPI’s, é preciso medi-los e acompanhá-los constantemente, com o objetivo de detectar eventuais desvios e falhas para se tomar as medidas necessárias em busca de alta performance.
5) Corrija possíveis erros de desvios
Se uma máquina está prejudicando o desempenho do processo é preciso descobrir a razão. O KPI abaixo da meta é uma luzinha vermelha que se acende. Fazer uma boa gestão de KPI’s envolve saber como fazer a performance voltar ao nível desejável.
6) Aplique a melhoria contínua
Sempre é possível melhorar os processos, por mais que os indicadores estejam sendo atingidos.
Analisá-los continuamente em busca de gargalos, atrasos e prejuízos que possam ser superados, ao se desenhar um novo processo, faz parte da gestão de KPI’s, verificar se o processo otimizado realmente está atingindo níveis de performance superiores.
Um software para apoiar a gestão online de performance
A nossa plataforma, GOL (Sistema de gestão online), emprega o uso do método e das práticas do gerenciamento pelas diretrizes (GPD) e do gerenciamento da rotina (GRD), permitindo o desdobramento do planejamento estratégico nas unidades gerenciais (tático) até a definição de medida e ações concretas (operacional).
Além disso, com o nosso sistema é possível fazer uma gestão dos principais KPIs do planejamento estratégico, imputar planos e metas e acompanhar de forma online o resultado dos indicadores em forma de gráficos e dashboards. E também, mostrar os resultados apurados, o GOL apresenta quais são as diretrizes e planos para corrigir eventuais desvios em forma de tarefas e prazos.
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