Desde março do ano passado nossa vida não é mais a mesma, a casa virou o local de trabalho para muitos e tivemos que nos adaptar a uma nova realidade.
Dentre essa adaptação estão as auditorias remotas, ou a auditoria 4.0, uma ferramenta de gestão que verifica se as atividades internas da empresa estão sendo realizadas conforme planejado.
Antes, nas auditorias fiscais, por exemplo, o profissional precisava se deslocar até o local em busca de evidências e indícios que comprovem a conformidade dos processos, e agora, com a auditoria remota, o auditor não precisa necessariamente estar na empresa.
Desde a versão 2012 da ISO 19011 (diretrizes para auditoria de sistemas de gestão), já consta o método “remoto” no Anexo B, ou seja, já tinha uma previsão de que isso era possível de acontecer. E com o agravamento da pandemia e do isolamento social, isso se tornou uma realidade.
Para realização desse tipo de auditoria é preciso atenção redobrada para que ela seja planejada e executada com precisão.
Pontos de atenção ao realizar uma auditoria remota
Antes de executar de fato uma autoria remota, é preciso entender se ela é viável ou não. Se não for, não há problemas em abortá-la. Antes de iniciar a auditoria avalie alguns pontos fundamentais:
- Se há tecnologia necessária para realização,
- Se tem informação suficiente para planejar e conduzir a auditoria,
- Se o auditado está cooperando, e por fim;
- Se há tempo e recursos suficientes para conduzir a auditoria.
Se em algum momento essas questões não ficarem evidentes e impedirem de seguir a auditoria com os princípios, pode-se alegar que não há viabilidade de concluí-la.
Mas se não há inconformidade e a auditoria for realizada, leve em consideração alguns pontos:
1) Planejamento
Reúna auditores e stakeholders com antecedência, e a partir daí discutam como funcionará o escopo e o cronograma da auditoria.
2) Revise documentos
A empresa deve se preocupar em disponibilizar os documentos em formato digital ou liberar o acesso ao banco de dados.
3) Inspeções das instalações
Como a auditoria 4.0 não exige inspeção física, a empresa precisa apostar em soluções tecnológicas que permitam a fiscalização a distância. Pode-se utilizar ferramentas de transmissão ao vivo, ou se preferir, gravar e enviar vídeos e fotos pelo celular.
4) Entrevistas remotas
Para facilitar esclarecimentos, o ideal é que a empresa combine com os auditores uma estratégia para responder todas as dúvidas remotamente.
Uma forma de fazer isso é sugerir ao profissional que anote as dúvidas durante a auditoria para debates em entrevistas remotas por ligações ou chamadas de vídeos.
5) Encerramento
É nesta etapa em que são apresentados os resultados da auditoria. Aqui a empresa precisa estar aberta para esclarecer todas as dúvidas a fim de definir soluções e estratégias para garantir a melhoria contínua.
Os desafios da auditoria remota
A auditoria remota também tem seus desafios, e os principais deles estão relacionados à conectividade e à segurança das informações.
Como a auditoria 4.0 depende do bom funcionamento dos dispositivos móveis e da internet, qualquer problema de conectividade pode se tornar um problema grave para o auditor.
Afinal, o acesso aos documentos e o sucesso na análise das informações pode ficar comprometido. Da mesma forma, manter a segurança dos dados durante uma auditoria remota pode ser um obstáculo caso o profissional não utilize ferramentas mais modernas.
Uma forma de confidencialidade na auditoria é a utilização de tecnologias pessoais, como WhatsApp, Telegram e outros aplicativos pessoais. Mas, é preciso atenção ao fluxo de informações e documentos por meio desses meios de comunicação “informais”.
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