Menu fechado

Auditoria Remota: como operar sistemas de gestão em tempos de pandemia?

auditoria-remota

Desde março do ano passado nossa vida não é mais a mesma, a casa virou o local de trabalho para muitos e tivemos que nos adaptar a uma nova realidade.

Dentre essa adaptação estão as auditorias remotas, ou a auditoria 4.0, uma ferramenta de gestão que verifica se as atividades internas da empresa estão sendo realizadas conforme planejado.

Antes, nas auditorias fiscais, por exemplo, o profissional precisava se deslocar até o local em busca de evidências e indícios que comprovem a conformidade dos processos, e agora, com a auditoria remota, o auditor não precisa necessariamente estar na empresa.

Desde a versão 2012 da ISO 19011 (diretrizes para auditoria de sistemas de gestão), já consta o método “remoto” no Anexo B, ou seja, já tinha uma previsão de que isso era possível de acontecer.  E com o agravamento da pandemia e do isolamento social, isso se tornou uma realidade.

Para realização desse tipo de auditoria é preciso atenção redobrada para que ela seja planejada e executada com precisão. 

 

Pontos de atenção ao realizar uma auditoria remota

Antes de executar de fato uma autoria remota, é preciso entender se ela é viável ou não. Se não for, não há problemas em abortá-la. Antes de iniciar a auditoria avalie alguns pontos fundamentais:

  • Se há tecnologia necessária para realização, 
  • Se tem informação suficiente para planejar e conduzir a auditoria, 
  • Se o auditado está cooperando, e por fim;
  • Se há tempo e recursos suficientes para conduzir a auditoria.

Se em algum momento essas questões não ficarem evidentes e impedirem de seguir a auditoria com os princípios, pode-se alegar que não há viabilidade de concluí-la.

Mas se não há inconformidade e a auditoria for realizada, leve em consideração alguns pontos:

 

1) Planejamento

Reúna auditores e stakeholders com antecedência, e a partir daí discutam como funcionará o escopo e o cronograma da auditoria.

2) Revise documentos

A empresa deve se preocupar em disponibilizar os documentos em formato digital ou liberar o acesso ao banco de dados.

3) Inspeções das instalações

Como a auditoria 4.0 não exige inspeção física, a empresa precisa apostar em soluções tecnológicas que permitam a fiscalização a distância. Pode-se utilizar ferramentas de transmissão ao vivo, ou se preferir, gravar e enviar vídeos e fotos pelo celular.

4) Entrevistas remotas

Para facilitar esclarecimentos, o ideal é que a empresa combine com os auditores uma estratégia para responder todas as dúvidas remotamente.

Uma forma de fazer isso é sugerir ao profissional que anote as dúvidas durante a auditoria para debates em entrevistas remotas por ligações ou chamadas de vídeos.

5) Encerramento

É nesta etapa em que são apresentados os resultados da auditoria. Aqui a empresa precisa estar aberta para esclarecer todas as dúvidas a fim de definir soluções e estratégias para garantir a melhoria contínua.

 

Os desafios da auditoria remota

A auditoria remota também tem seus desafios, e os principais deles estão relacionados à conectividade e à segurança das informações.

Como a auditoria 4.0 depende do bom funcionamento dos dispositivos móveis e da internet, qualquer problema de conectividade pode se tornar um problema grave para o auditor.

Afinal, o acesso aos documentos e o sucesso na análise das informações pode ficar comprometido. Da mesma forma, manter a segurança dos dados durante uma auditoria remota pode ser um obstáculo caso o profissional não utilize ferramentas mais modernas.

Uma forma de confidencialidade na auditoria é a utilização de tecnologias pessoais, como WhatsApp, Telegram e outros aplicativos pessoais. Mas, é preciso atenção ao fluxo de informações e documentos por meio desses meios de comunicação “informais”.

 

GOL – Um sistema de gestão online eficiente

Mesmo em tempos de pandemia e trabalhos remotos, vimos que é possível e necessário manter a auditoria e a certificação do sistema de gestão atualizado e com muita qualidade.

Então, para ajudar o seu negócio com isso, tenha um sistema de gestão de performance, conheça o GOL Gestão Online de Performance. Somos uma plataforma que emprega o uso do método e das práticas do gerenciamento pelas diretrizes (GPD) e do gerenciamento da rotina (GRD), permitindo o desdobramento do planejamento estratégico nas unidades gerenciais (tático) até a definição de medidas e ações concretas (operacional).

Além disso, com o nosso sistema é possível fazer uma gestão dos principais KPIs do planejamento estratégico, imputar planos e metas e acompanhar de forma online o resultado dos indicadores em forma de gráficos e dashboards. E também, mostrar os resultados apurados, o GOL apresenta quais são as diretrizes e planos para corrigir eventuais desvios em forma de tarefas e prazos.

Quer saber como podemos ajudar o seu negócio?

Solicite uma demonstração gratuita: clique aqui.

Gostou das nossas dicas? Deixe seu comentário abaixo!

Posts relacionados

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *